一个发票自动化每天早上运行，持续了一年。然后它停了。原因不是程序出错：它用的是某位员工的登录账号，这位员工离职后，账号按离职流程被关闭了，这本身完全正确。
自动化需要访问其他系统，而访问权限会过期、被收回或换人负责。要把这些权限当成需要持续管理的东西，而不是试点时配置一次就不管的细节。
给每个自动化单独的身份
不要用个人账号运行自动化。只要系统支持，就创建专用的服务账号或集成，起一个清楚的名字，例如“invoice-sync”，并在团队里指定负责人。
这样有三个好处：自动化不受人员变动影响；它在审计日志中的操作一目了然；它的权限也可以限制在必需的范围内，具体做法见只给 AI 工作流必需的工具。
建立一份权限登记表
为每个自动化在同一个地方记录：
- 连接了哪些系统，分别用哪个账号或集成。
- 在每个系统里有哪些权限。
- 凭据存放在哪里，例如密码管理器或密钥管理服务。绝不放在表格、聊天消息或自动化代码里。
- 权限何时到期（如果有期限）。
- 谁负责续期，以及备份人。
登记表只描述凭据，不包含凭据本身。
把续期日期放进日历
很多令牌和应用授权会在固定期限后过期，有些还必须由人重新授权。在每个到期日前两周设置提醒，并指派给负责人。在平静的周二完成续期，比客户来问订单为什么不见了才发现故障要轻松得多。
让访问失败一眼可见
连接被拒绝时，自动化应该停下来并清楚报告，例如“会计系统拒绝了 invoice-sync 的登录”。它不应该反复重试直到账号被锁，也不应该悄悄跳过记录。把这条消息作为一条可以直接处理的告警发给负责人，做法见自动化告警指南。
人员变动时把自动化考虑进去
在离职和调岗检查单里加一个问题：这个人是否负责、审批或重新授权某个自动化？如果是，在他的权限收回前先完成交接。
每年检查两次
逐条检查登记表：这个自动化还在用吗？每项权限都还需要吗？负责人还合适吗？不再需要的权限及时收回。
如需为现有自动化建立权限登记表，欢迎联系 Storm Nova Labs。
