团队决定用 AI 之后，下一个问题就是从哪里开始。最好的第一批项目通常有几个共同点：工作频繁、有规律可循、涉及阅读或撰写文字，而且出错时能在造成影响之前被发现。
下面这 8 个流程往往符合这些特点，每一项也附上了需要注意的地方。
1. 分类和分派收到的请求
邮件、客服工单和表单提交堆在一起，需要送到对的人手里。AI 可以读懂每条消息，判断主题、紧急程度和语言，并据此分派。
- 为什么适合： 数量大、分类清晰，分错了也很容易纠正。
- 注意： 有些消息可能同时属于好几类。给系统一个「不确定」选项，让这类消息转给人处理。
2. 回答常见问题
客户或员工的很多问题，答案其实早就写在文档里了。基于这些资料的助手可以立刻回答，并给出出处。
- 为什么适合： 问题重复度高，知识现成。
- 注意： 文档过时或相互矛盾。先把源内容整理干净。
3. 从文档中提取信息
发票、合同、申请表和各类表单里的信息，通常要有人手动录入到另一个系统。AI 可以读取文档、提取相关字段，并整理好供人核对。
- 为什么适合： 枯燥的手工活，而且有明确的正确答案。
- 注意： 版式特殊和扫描质量差的文件。凡是涉及金额或法律责任的内容，都要保留人工审核环节。
4. 总结长内容
会议记录、通话转写、冗长的邮件往来和各类报告，都可以浓缩成简短的摘要，列出关键决定和下一步行动。
- 为什么适合： 能为整个团队节省阅读时间。
- 注意： 摘要可能漏掉细微之处。附上原文链接，方便大家核对细节。
5. 起草初稿
给客户的回复、产品描述、方案、招聘启事和内部通知，往往都要从一张白纸开始写。AI 可以按你们的语气写出一份扎实的初稿，再由人来完善。
- 为什么适合： 人始终掌握主导权，节省的时间立竿见影。
- 注意： 初稿读起来千篇一律。提供你们最好的文字样例和清晰的写作规范。
6. 筛选和补充销售线索
新线索进来时，通常要有人去了解这家公司、判断是否匹配，再决定下一步。AI 可以收集公开信息、整理成摘要，并给出优先级建议。
- 为什么适合： 能更快地跟进最重要的线索。
- 注意： 调研信息不准确。让系统标明每条信息的来源。
7. 准备报告
周报或月报常常需要从多个工具里汇总数据，再写一段简短的分析。自动化可以负责收集数据，AI 负责起草围绕数据的说明文字。
- 为什么适合： 结构固定，周期规律。
- 注意： 文字里的数字和源数据对不上。数字要直接从数据生成，不要让 AI 自由发挥。
8. 按规则检查内容
对照品牌规范检查营销文案、检查文档是否包含必备条款、按清单审核提交的材料：AI 可以先标出可能有问题的地方，再交给人审核。
- 为什么适合： 提供一致的初审，让专家把精力留给疑难情况。
- 注意： 过度信任结果。把 AI 的输出当作待检查事项的清单，而不是最终审批。
如何挑选第一个项目
针对每个候选流程，按下面四个问题各打 1～5 分：
- 频率： 这件事多久发生一次？
- 痛点： 它现在耗费多少时间、带来多少麻烦？
- 规律性： 每次的情况有多相似？
- 安全性： 出错时，能多容易在造成影响之前被发现？
总分最高的流程，通常就是最合适的起点。最好选一个足够显眼的项目，让成果能为下一个项目争取支持；同时范围又足够小，能快速上线。
从小处开始，再逐步串联
上面每个流程单独做都能带来价值。更大的收益出现在它们串联起来之后：一个请求被自动分派、回答或起草回复，再为团队生成摘要，并自动汇总进报告。先把其中一环做好，就是其余部分的基础。
如果你想找出自己业务里最适合用 AI 的流程，我们很乐意和你一起梳理。
