不管公司有没有对 AI 做过决定，你的团队里很可能已经有人在用了：写邮件、总结文档、检查代码、翻译文字。这通常是好事。风险在于，大家都在自己判断哪些内容可以放心地粘贴到聊天窗口里。
一份简短的 AI 使用规范就能解决这个问题。它不需要律师，也不需要二十页。一页清晰的规则，既能保护公司，也能让大家有信心把 AI 用好。
为什么需要规范
- 降低实际风险，比如机密数据被发送到未经批准的工具里。
- 消除不确定性，谨慎的员工不用害怕使用 AI，大意的员工也知道边界在哪里。
- 保证工作质量，明确最终成果由谁负责。
应该包含哪些内容
1. 获准使用的工具
列出哪些 AI 工具可以用于工作，以及如何申请使用新工具。尽量使用企业版方案，确保设置符合公司需要，并确认你们的数据是否会被用来训练模型。
2. 哪些数据能分享、哪些不能
这是最重要的部分。简单的三级规则就很好用：
- 可以使用： 公开信息、一般性问题，以及自己的非敏感草稿。
- 只能在获批工具中使用： 内部文档和非敏感的业务信息。
- 绝对不行： 密码和 API 密钥、客户个人信息、财务记录、健康信息、尚未公开的业绩，以及受保密协议约束的内容，除非是专门为此配置并获批的系统。
3. 人工审核
明确写出：使用 AI 的人要对结果负责。凡是发给客户、对外发布或用于决策的内容，都必须先由人阅读和核查。事实、数字、引用和链接尤其要注意。
4. 哪些事情不能由 AI 决定
列出 AI 可以协助、但不能做最终决定的领域，比如招聘、薪酬、法律事务、信贷，以及任何影响安全的事项。
5. 透明度
决定什么时候告知对方内容有 AI 参与。比如，可以向客户说明正在使用 AI 聊天助手，并遵守客户合同中关于披露的要求。
6. 知识产权
提醒大家尊重版权；在客户项目中使用 AI 之前，先查看客户合同；了解所用工具如何处理生成内容的归属。拿不准时，先问清楚。
7. 找谁咨询、如何上报问题
指定一个人或团队负责解答疑问。让上报错误变得简单、安全，比如不小心把敏感内容粘贴到了错误的工具里。快速上报远比追究责任重要。
一页纸模板
目的： 帮助大家安全、用好 AI。
获批工具： [列表]，如需其他工具，请向 [姓名] 申请。
绝不输入： 密码和密钥、客户个人信息、财务或健康数据、客户机密资料。
必须审核： 凡是发送、发布或用于决策的内容，都要由人核查。
AI 不做决定： 招聘、薪酬、法律、安全，以及 [其他领域]。
你对使用 AI 产出的工作负责。
有疑问或出了差错： 请立即联系 [姓名]。
最近一次审阅： [日期]
如何推行
- 先了解大家现在怎么用 AI，不带评判。答案会告诉你规范应该重点关注什么。
- 控制在一页纸以内，用通俗的语言来写。
- 用真实的例子讲解，开一次简短的团队分享。
- 每隔几个月回顾一次，因为工具和相关规定变化都很快。
本文只是一般性的指导，并不构成法律建议。如果你们所在的行业受到监管，或者需要处理敏感数据，请找专业顾问审核你们的规范。
总结
负责任地使用 AI，并不需要一份冗长的文件。关于工具、数据和审核的清晰规则，能让团队走得更快、风险更低。
如果你正在团队里推广 AI，需要在使用规范和首批应用场景上得到帮助，可以看看我们的 AI 产品与智能体服务，或者给我们发邮件。
